Официальный сайт городского округа Коломна

Основные задачи и функции


С административными регламентами оказания муниципальных услуг "Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем" и "Хранение, учет комплектование и использование архивных документов " можно ознакомиться в разделе "Документы".  


Основными задачами Архивного отдела являются:

1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:
- хранение, учет архивных документов, принятых в архивный отдел, в т.ч. временное хранение и комплектование документами, относящимися к собственности Московской области и находящимися на территории городского округа Коломна;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности; обеспечение противопожарного, охранного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения документов;
- государственный учет архивных документов, предоставление в установленном порядке учетных данных в Главное архивное управлением Московской области;
1.1 Архивный отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью городского округа Коломна, входящих в состав Архивного фонда Московской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
- документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, являющихся собственностью Московской области, в соответствии с наделением Администрации государственными полномочиями по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах.
- документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, являющихся собственностью Российской Федерации, образовавшихся в деятельности организаций-источников комплектования Архивного отдела, отнесенных к федеральной собственности;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;
- документов Архивного Фонда Российской Федерации, документов по личному составу и документов, сроки временного хранения которых не истекли ликвидированных организаций - источников комплектования;
- документов по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;

2. Комплектование Архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для городского округа Коломна, в т.ч.:
- составление списков организаций - источников комплектования Архивного отдела, утверждаемых руководителем администрации городского округа Коломна и согласовываемых с Главным архивным управлением Московской области; систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного и временного хранения в Архивный отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архивном отделе.
3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям – источникам комплектования архивного отдела в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории городского округа Коломна;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, организаций - источников комплектования Архивного отдела;
- рассмотрение и представление в Главное архивное управление Московской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и долговременного хранения по личному составу, номенклатур дел организаций - источников комплектования;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций городского округа Коломна о составе и содержании документов Архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
5. Исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; прием граждан; организация и координация работы с обращениями граждан, обеспечение взаимодействия органов Администрации, муниципальных предприятий и учреждений при рассмотрении обращений граждан.

Функции

В целях реализации возложенных задач Архивный отдел осуществляет следующие функции:

1. Ведение информационной системы обеспечения деятельности Архивного отдела, осуществляемой на территории городского округа Коломна.
2. Ведение служебной корреспонденции с органами власти, государственными и негосударственными учреждениями, предприятиями, организациями, частными предпринимателями и общественными объединениями по вопросам, относящимся к компетенции Архивного отдела.
3. Представление в установленном порядке интересов городского округа Коломна в судах, иных органах государственной власти и организациях по вопросам ведения архивного отдела.
4. По поручению руководителя администрации городского округа Коломна и заместителя главы администрации по направлению деятельности принимает участие:
- в подготовке проектов постановлений и распоряжений главы городского округа Коломна;
- в подготовке проектов решений Совета депутатов городского округа Коломна;
- в рассмотрении заявлений, обращений, жалоб граждан и подготовке по ним необходимых материалов и ответов, принятие решений в пределах своей компетенции.
5. Иные функции, относящиеся к деятельности Архивного отдела.

Права

Для осуществления своих задач и функций Архивный отдел имеет право:

1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую для осуществления деятельности Архивного отдела информацию, документы, материалы от руководителей и должностных лиц предприятий, организаций и учреждений, различных организационно-правовых форм.
2. Присутствовать по поручению руководителя администрации городского округа Коломна на заседаниях Совета депутатов городского округа Коломна, принимать участие в работе постоянно действующих и временных органов при Администрации, совещаниях, проводимых главой городского округа, заместителями главы администрации.
3. Созывать совещания и семинары по вопросам, входящим в компетенцию Архивного отдела с привлечением представителей органов Администрации, а также предприятий, организаций, учреждений городского округа Коломна.
4.Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами Администрации.
5. Взаимодействовать в установленном порядке и вести служебную переписку с органами Администрации, муниципальными учреждениями и предприятиями городского округа Коломна по вопросам, отнесенным к компетенции Архивного отдела.
6. Вносить на рассмотрение Администрации и Главного архивного управления Московской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрации вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
7. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
8. Принимать участие в организуемых Главным архивным управлением Московской области проверках исполнения организациями, расположенными на территории городского округа, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального архивного законодательства и Закона Московской области «Об Архивном фонде Московской области».
9. Давать в пределах своей компетенции организациям, относящимся к муниципальной собственности, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
10. Принимать участие в совещаниях, семинарах, мероприятиях и проверках проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
11. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов сохранности документов.
12. Доводить до сведения органов местного самоуправления, государственной власти ставшие известными факты нарушения архивного законодательства должностными лицами и лицами, выполняющими управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физическими лицами.
13. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями городского округа Коломна, Главным архивным управлением Московской
области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах Совет, утверждаемый руководителем администрации городского округа Коломна, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
Наверх Вниз