Главная
Контакты приемной:
+7 (496) 612-21-11
adm@colomna.ru
Версия для
слабовидящих
» Архив / Основные задачи и функции

Архив / Основные задачи и функции


С административными регламентами оказания муниципальных услуг "Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем" и "Хранение, учет комплектование и использование архивных документов " можно ознакомиться в разделе "Документы".   


Основными задачами Архивного отдела являются: 

1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе: 
- хранение, учет архивных документов, принятых в архивный отдел, в т.ч. временное хранение и комплектование документами, относящимися к собственности Московской области и находящимися на территории городского округа Коломна; 
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности; обеспечение противопожарного, охранного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения документов; 
- государственный учет архивных документов, предоставление в установленном порядке учетных данных в Главное архивное управлением Московской области; 
1.1 Архивный отдел обеспечивает хранение: 
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью городского округа Коломна, входящих в состав Архивного фонда Московской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности; 
- документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, являющихся собственностью Московской области, в соответствии с наделением Администрации государственными полномочиями по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах. 
- документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, являющихся собственностью Российской Федерации, образовавшихся в деятельности организаций-источников комплектования Архивного отдела, отнесенных к федеральной собственности; 
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения; 
- документов Архивного Фонда Российской Федерации, документов по личному составу и документов, сроки временного хранения которых не истекли ликвидированных организаций - источников комплектования; 
- документов по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования; 
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Архивного отдела; 
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности; 

2. Комплектование Архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для городского округа Коломна, в т.ч.: 
- составление списков организаций - источников комплектования Архивного отдела, утверждаемых руководителем администрации городского округа Коломна и согласовываемых с Главным архивным управлением Московской области; систематическая работа по их уточнению; 
- отбор и прием документов постоянного и временного хранения в Архивный отдел; 
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архивном отделе. 
3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям – источникам комплектования архивного отдела в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая: 
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории городского округа Коломна; 
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, организаций - источников комплектования Архивного отдела; 
- рассмотрение и представление в Главное архивное управление Московской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и долговременного хранения по личному составу, номенклатур дел организаций - источников комплектования; 
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта; 
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами; 
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб. 
4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.: 
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций городского округа Коломна о составе и содержании документов Архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию; 
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность; 
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов. 
5. Исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; прием граждан; организация и координация работы с обращениями граждан, обеспечение взаимодействия органов Администрации, муниципальных предприятий и учреждений при рассмотрении обращений граждан. 

Функции 

В целях реализации возложенных задач Архивный отдел осуществляет следующие функции:

1. Ведение информационной системы обеспечения деятельности Архивного отдела, осуществляемой на территории городского округа Коломна. 
2. Ведение служебной корреспонденции с органами власти, государственными и негосударственными учреждениями, предприятиями, организациями, частными предпринимателями и общественными объединениями по вопросам, относящимся к компетенции Архивного отдела. 
3. Представление в установленном порядке интересов городского округа Коломна в судах, иных органах государственной власти и организациях по вопросам ведения архивного отдела. 
4. По поручению руководителя администрации городского округа Коломна и заместителя главы администрации по направлению деятельности принимает участие: 
- в подготовке проектов постановлений и распоряжений главы городского округа Коломна; 
- в подготовке проектов решений Совета депутатов городского округа Коломна; 
- в рассмотрении заявлений, обращений, жалоб граждан и подготовке по ним необходимых материалов и ответов, принятие решений в пределах своей компетенции. 
5. Иные функции, относящиеся к деятельности Архивного отдела. 

Права 

Для осуществления своих задач и функций Архивный отдел имеет право: 

1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую для осуществления деятельности Архивного отдела информацию, документы, материалы от руководителей и должностных лиц предприятий, организаций и учреждений, различных организационно-правовых форм. 
2. Присутствовать по поручению руководителя администрации городского округа Коломна на заседаниях Совета депутатов городского округа Коломна, принимать участие в работе постоянно действующих и временных органов при Администрации, совещаниях, проводимых главой городского округа, заместителями главы администрации. 
3. Созывать совещания и семинары по вопросам, входящим в компетенцию Архивного отдела с привлечением представителей органов Администрации, а также предприятий, организаций, учреждений городского округа Коломна. 
4.Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами Администрации. 
5. Взаимодействовать в установленном порядке и вести служебную переписку с органами Администрации, муниципальными учреждениями и предприятиями городского округа Коломна по вопросам, отнесенным к компетенции Архивного отдела. 
6. Вносить на рассмотрение Администрации и Главного архивного управления Московской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрации вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов. 
7. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве. 
8. Принимать участие в организуемых Главным архивным управлением Московской области проверках исполнения организациями, расположенными на территории городского округа, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального архивного законодательства и Закона Московской области «Об Архивном фонде Московской области». 
9. Давать в пределах своей компетенции организациям, относящимся к муниципальной собственности, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве. 
10. Принимать участие в совещаниях, семинарах, мероприятиях и проверках проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций. 
11. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов сохранности документов. 
12. Доводить до сведения органов местного самоуправления, государственной власти ставшие известными факты нарушения архивного законодательства должностными лицами и лицами, выполняющими управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физическими лицами. 
13. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями городского округа Коломна, Главным архивным управлением Московской 
области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах Совет, утверждаемый руководителем администрации городского округа Коломна, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.