Краткий очерк развития архивного дела в городском округе Коломна. 1924-2016 годы

История муниципального архива Коломны ведет начало с 1924 года, с момента создания Коломенского уездного отделения Московского губернского Архивного Бюро, одного из первых уездных бюро на территории Московской губернии. В 1924 году по решению Коломенского уисполкома и по согласованию с Губархбюро и Наркомпросом архив был размещен в помещении Спасской надвратной церкви, входившей до 1801 года в состав древнего Спасского монастыря, закрытой для богослужений в 1921 году. Там архив размещался до момента сноса церкви в 1946 году. 


Сохранился список фондов (документы учреждений и предприятий), находившихся на хранении в уездном архиве, в том числе дореволюционные (уездной управы, уездного полицейского управления; податного инспектора, мужской и женской гимназий, некоторых волостных правлений, коломенского нотариуса, ткацкой фабрики Шепелева). 
На хранении также находились документы советских организаций за 1917-1923 годы (уездного исполкома Совета рабочих, солдатских и крестьянских депутатов, его отделов и секций, уездной милиции и Коломенского комиссара, следственной комиссии, такой, например организации, как «Пленбеж.», биржы труда, Бочмановского мехартзавода, отделов здравоохранения и народного образования и других. 
Часть документов была учтена «в пудах и связках», т.е. практически они представляли из себя россыпь документов, упакованную в мешки и другую пригодную тару. 


После создания Московской области в 1929 году и реорганизации Коломенского уезда в Коломенский район, Коломенское уездное отделение губархбюро было реорганизовано в
 Коломенский районный архив с переменным составом документов. Как и другим архивам районного звена, ему была предназначена роль промежуточного инстанции в комплектовании Московского областного архива Октябрьской революции ( с 1941 года – Государственного архива Октябрьской революции и социалистического строительства Московской области (ГАОРСС МО). 
В 1960 году, на базе семи районных архивов, в т.ч. и Коломенского, в городе Зарайске был создан филиал ГАОРСС МО. Туда же были переданы и архивные фонды, хранившиеся в районных архивах. 
1965-1991 годы 
После череды административных реформ середины 60-х годов ХХ века с 13 января 1965 года, в соответствии с Указом Верховного Совета РСФСР от 21 ноября 1964 года «Об объединении краевых, областных промышленных и сельских Советов депутатов трудящихся)  был образован исполнительный комитет Коломенского городского Совета депутатов трудящихся, в состав которого вошел Коломенский городской государственный архив. 
            С 1946 года городской архив более 50 лет хранился в неприспособленном подвальном помещении в доме № 200 по ул. Октябрьской революции (бывшем здании городской управы). Согласно действующему в Советском Союзе архивному законодательству Коломенский городской государственный архив являлся  архивом с переменным составом документов, т.е. через определенный промежуток времени его документы передавались на хранение в Центральный государственный архив Московской области.  
           
 Основу фондов архива составили документы, переданные из  филиала 
Государственного архива Октябрьской революции и социалистического строительства Московской области в г. Зарайске. Это, прежде всего, были документы ликвидированных организаций и предприятий города в 1950-1960 годах, в том числе лесопильного завода, школы кооперативного ученичества, инспектуры статучета, педагогического училища, мукомольного завода, Коломенского торга, Архитектурно-проектного бюро и других. 


В это же время Коломенский городской архив стал комплектоваться в плановом порядке документами исполкома горсовета, его управлений и отделов (культуры, образования, финансового, главного архитектора), наиболее значимых городских организаций и предприятий. Часть документов, в т.ч. Отдела главного архитектора по 1974 год, Коломенского горисполкома по 1979 год и  некоторых других фондов были переданы в Центральный государственный архив Московской области (ЦГАМО).  
              В начале 1990-х годов Коломенский городской государственный архив, как и всю страну ожидали кардинальные перемены. 
1992-2012 годы 
В 1992 году выходит в свет распоряжение Главы администрации Московской области от 07.04.1992 № 294-р «Об обеспечении сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан», которое положило начало преобразованию архивных учреждений Московской области. Согласно данному документу меняется статус райгоргосархивов – они преобразовывались в архивные отделы администраций с постоянным составом документов. В соответствии с постановлением Главы администрации г.Коломны от 19.02.1992 № 184 «О реорганизации и совершенствовании архивной службы в г.Коломна» Коломенский городской государственный архив был реорганизован в архивный отдел администрации города Коломна. 

Начиная с 1994 года происходит постоянный рост поступлений документов на хранение в Архив, подавляющее количество которых приходится на документы по личному составу (срок хранения -75 лет) ликвидированных, реорганизованных и приватизированных предприятий и организаций. Первым фондом из данной категории стал Объединенный фонд учреждений и предприятий бытового обслуживания, включивший более четырехсот дел с 1936 по 1992 годы. В дальнейшем ежегодно на хранение поступали в среднем около 1000 дел и практически незамедлительно во главу угла стал вопрос о расширении площадей архивохранилищ. 

В 1995 году на основании постановление Главы администрации г. Коломна за Архивом было закреплено помещение бывших детских яслей КБМ площадью 399 кв.м. по улице Ленина, дом 105. На 01.01.1996 на хранении находились 105 фондов, 24777 дел, на 01.01.2013 – 348 фондов, 42998 единиц хранения, на 01.01.2016 – 363 фонда, 48406 единиц хранения. За период 1996-2012 годов, помимо планового приема, на хранение поступили документы большого количества ликвидированных организаций, в том числе Коломенского промтоварного торга, хладокомбината, домостроительного комбината, учреждений кинофикации, треста столовых, комбината производственных предприятий, автоколонны №1129, Коломенского жилищного треста, МУП «УВКХ», МП «Коломенская теплосеть» и многих других. За десятилетие резерв для дальнейшего комплектования Архива был исчерпан. Были вывезены в помещение Архива и фактически спасены от уничтожения сотни дел документов Коломенского производственного комбината, ОАО СМУ «Стройдизельмаш», Автотранспортной конторы №15, Автоколонны 1149 и ряда других предприятий, на которых трудились сотни и тысячи жителей нашего города.

С 2006 года помещение имело 100 % загруженность, под хранилища были переоборудованы все вспомогательные помещения. 
Для решения проблемы администрацией в 2012 году был применен комплексный подход, в результате которого на ул.Ленина вернулся детский сад, а архивному отделу выделено помещение на по ул.Калинина, дом 14, ранее арендуемое узлом связи. В нем с середины 1960-х годов размещалась городская телефонная станция. Помещение площадью 820 кв.м. на первом и цокольном этаже пятиэтажного жилого дома превышает площадь предыдущего помещения более чем в два раза, а с учетом укомплектованности мобильными (передвижными) стеллажами можно с уверенностью заявить, что постоянная проблема нехватки помещений архивохранилищ в городе была решена на ближайшие десятилетия, если не более длительный период. 

Современность 

В 2012-2015 годах за счет средств субвенций Московской области на исполнение государственных полномочий и городского бюджета проведены работы по капитальному и текущему ремонту первого этажа и частично цокольного этажа выделенного помещения, приобретено необходимое стеллажное оборудование. На 01.01.2016 года оба хранилища первого этажа (242 кв.м.) и три из пяти хранилищ цокольного этажа (105 кв.м.) оборудованы мобильными стеллажами системы «Сатурн» и общая протяженность стеллажных полок составляет почти 2000 погонных метров. 
Помещение оборудовано системами охранной и пожарной сигнализаций, автоматического пожаротушения и оповещения при пожаре, приточно-вытяжной вентиляции и видеонаблюдения. Имеется помещение для приема посетителей, читальный зал для исследователей, рабочие помещения сотрудников. Для перемещения документов смонтирован грузовой лифт грузоподъемностью 100 кг. В цокольном этаже предусмотрены помещения для первичного приема и размещения документов, их изоляции (при необходимости) переплета и обеспылевания. После завершения всех ремонтных работ, дооборудования системой кондиционирования и увлажнения воздуха в хранилищах архив нашего города превратится в одно из самых лучших и современных муниципальных архивных учреждений Московской области. 
Самые ранние документы, находящиеся на хранении – поступившие из отдела ЗАГС метрические книги (записи о рождении, бракосочетании, смерти) 17-ти коломенских церквей с 1863 года по июль 1918 

года и первые книги записей актов гражданского состояния с 1918 по 1930 годы. Это, без сомнения, наиболее ценный документационный массив нашего архива. 
Наиболее востребованные документы в настоящее время – документы ликвидированных организаций и предприятий, на основании которых жители Коломны, и далеко не только они, имеют возможность подтвердить сведения о своем трудовом стаже и заработной плате, необходимые для назначения пенсии. Информация до 1997 года – уникальна (в том смысле, что не повторяется в других документах). Ежегодно исполняется более 1500 запросов по данной тематике не только от жителей Коломны и района, но и Воскресенска, Озер, Луховиц, Наро-Фоминска и отделений Пенсионного фонда Московской области, т.к. многие наши предприятия в 1960-1980 годах имели цеха и участки по всему юго-востоку Подмосковья. 
Не менее значимы и документы, подтверждающие имущественные права граждан – право на владение землей и недвижимым имуществом - мы храним документы нотариальной конторы за 1937-1963 годы, документы коломенского горисполкома за 1980-1991 годы и Администрации городского округа с момента создания в декабре 1991 года по 2005 год. 
Для успеха реализации программы развития, помимо финансовых аспектов, заложена солидная база. Полностью укомплектованный современной офисной техникой архивный отдел активно внедрял в свою работу компьютерные и цифровые технологии. В отраслевую базу данных «Архивный фонд» занесены данные по всем находящимся на хранении 363 фондам на уровне «фонд-опись», а также занесены данные по 265 описям на уровне архивного дела. В электронный вид переведены все 413 описей с общим количеством 48406 дел. 
Созданы тематические базы данных, общий объем которых составляет более 70000 записей и постоянно пополняется. Востребованы базы данных по приватизации жилья за 1992-2001 годы (более 20000 записей), по нотариальным действиям (более 11000 записей), книгам захоронений коломенских кладбищ (более 10000 записей). 


Современная фототехника и книжные сканеры, имеющиеся в отделе, позволяют планомерно увеличивать объем документов, переведенных в электронный вид. Общий объем электронных копий составляет более 120000 листов и занимает 197 ГБ. 

О востребованности хранящейся документации которой говорят и такие цифры: если в начале 90-х годов ХХ века городским архивом исполнялись около 500 социально-правовых запросов, то в 2012 году гражданам выдано более 2800, а в 2015 году уже 3946 архивных справок. Данный показатель имеет устойчивую тенденцию к возрастанию. 

Работа отдела, благодаря активной помощи администрации городского округа, ее управлений и комитетов и Главного архивного управления Московской области позволяет: 
- обеспечивать сохранность, поддерживать уровень безопасности и нормативные условия хранения документов, создавать условия для их планового приема; 
- упрощать процедуру и сокращать сроки оказания муниципальных услуг в сфере архивного дела, прежде всего взаимодействуя с МФЦ; 
- формировать страховой фонд и фонд пользования архивных документов; 
- создавать условия для приема на хранение, обеспечения сохранности и использования электронных документов, возникающих в результате деятельности органов местного самоуправления городского округа, обеспечения аутентичности цифровой информации; 
- улучшать информирование граждан и организаций о составе и содержании хранящихся документов, в том числе посредством обеспечения доступа к электронным копиям описей дел Архива. 
Сохраняя документацию, отражающую материальную, духовную жизнь жителей города, имеющую историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, а также документы по личному составу организаций городского округа, архивный отдел администрации является активным участником социально-экономических процессов, выступает гарантом социальной защищенности граждан, их пенсионного обеспечения.