Электронная трудовая книжка – цифровизация трудовых отношений

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. Какие удобства она создаёт работникам, какие возможности открывает для кадрового учёта и как происходит переход с бумажных на электронные трудовые книжки?

ГУ — Управление ПФР № 14 по г. Москве и Московской области отвечает на вопросы.

Электронная трудовая книжка: в чем её преимущества и новые возможности?
– удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
– минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
– дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
– снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
– дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счёта без дополнительного документального подтверждения;
– использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
– новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
– высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Какой перечень сведений будет содержаться в электронной трудовой, и есть ли отличия от бумажной версии?

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
– информация о работнике;
– даты приёма, увольнения, перевода на другую работу;
– место работы;
– вид мероприятия (приём, перевод, увольнение);
– должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
– вид поручаемой работы;
– основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
– причины прекращения трудового договора.

Как проходит переход на электронные трудовые книжки? Каковы сроки и порядок?
С 1 января 2020 года. Переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
Появление нового цифрового продукта влечёт новые обязанности для работодателя и, возможно, для гражданина. В чём они заключаются?
С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (приём, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Начиная с 1 января 2021 года в случаях приёма на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.
Страхователь, если численность работающих у него зарегистрированных лиц за предшествующий отчётный период – месяц – составляет 25 и более лиц, представляет сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В таком же порядке сведения могут представляться страхователем, численность работающих зарегистрированных лиц у которого за предшествующий отчётный период – месяц – составляет менее 25 лиц.
Предусмотрены следующие способы представления отчётности по форме СЗВ-ТД:
– в электронном виде через оператора электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации (ЭДО ПФР);
– в электронном виде через электронные сервисы портала ПФР «Кабинет страхователя»;
– на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, в территориальный орган ПФР по месту регистрации страхователя.
Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек.
Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником такого заявления.

Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Ответственность работодателя.

Работодатель несёт ответственность за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.
Как можно будет получать сведения из электронной трудовой и в каких случаях они могут быть нужны.
Сведения из электронной трудовой книжки можно получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтверждённую учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг.
Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.
Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:
– работодателю (по последнему месту работы);
– в территориальном органе Пенсионного фонда России;
– в многофункциональном центре (МФЦ).

Сведения о трудовой деятельности могут использоваться:

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен её.

Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Если человек обнаруживает, что каких-то сведений в электронной трудовой недостает, куда и к кому ему следует обратиться?

В данном случае физическому лицу следует обратиться к своему работодателю либо в территориальный орган ПФР.

Почему Пенсионный фонд уполномочен быть хранителем электронных трудовых книжек граждан?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищённости информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.